Интернет-технологии "Направление РУ"

В феврале 2008 г. Президентом РФ В.В. Путиным была подписана «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации». Среди ее контрольных показателей есть и касающиеся электронного документооборота в органах власти. Так к 2015 г. Планируется доведение доли электронного документооборота в органах государственной власти до 70%.

В реальности реализация концепции «электронного правительства» пробуксовывает.
12.02.2009 Президент России Дмитрий Медведев подверг критике шаги по направлению к созданию электронного правительства. По его словам, наша страна в этом вопросе "страшно далека от развитых стран мира".

"Внутренний документооборот до сих пор ведется на бумаге, компьютеры используются как пишущие машинки. Мы пятый год переводим нашу работу в электронный вид. На рассылку документов по ведомствам уходят тонны бумаги. Так никто не делает, а мы очень богатые и леса у нас много", - сказал глава государства.

Д.Медведев особо отметил, что по индексу уровня готовности к электронному правительству Россия занимает 92-е место, в то время как в 2005г. страна находилась на 56-м месте в мире.

В масштабах России огромную роль играет эффективность действий региональных органов власти, эффективность вертикального и горизонтального взаимодействия между органами власти. Внедрение системы автоматизации документооборота и архива документов позволит повысить скорость прохождения документов, скорость принятия управленческих решений, прозрачность управленческих решений и управляемость страны в целом.

Введение электронного документооборота в органах региональной власти является первым шагом и фундаментов реализации концепции «электронного правительства» оно позволит обеспечить эффективное управление документами на всех стадиях их жизненного цикла – от подготовки и регистрации до выдачи резолюций, отчетов об исполнении и списании документов в архив. Внедрение системы автоматизированного документооборота позволит:

• Сократить время на подготовку документов за счет возможности совместной работы над документом, в т.ч. и удаленной;
• Сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения за счет возможности
• Идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа и определить, сколько времени исполнителю потребовалось на обработку документа;
• Эффективно организовать поиск документов, в т.ч. и обладая минимальной информацией о нём;
• Формировать отчеты и контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов;
• Привести документооборот в соответствие с государственными стандартами Российской Федерации.
• Организовать взаимодействие с гражданами и сторонними организациями по принципу «одного окна».

Считаем важным, отметить, что при внедрении системы автоматизации документооборота сохраняется юридическая значимость документов (ФЗ «Об электронной цифровой подписи») и обеспечивается защита данных.

Рассмотрим основные проблемы и задачи, которые придется решать при внедрении электронного документа оборота в региональном органе власти.

При проектировании системы необходимо учитывать следующие субъекты отношений: собственно сами госорганы, их работники, бизнес структуры, граждане. Между ними возникают следующие виды отношений:

• Госорганы и их работники (т.е. права и обязанности работника по отношению к госорганам и наоборот).
• Госорганы и граждане.
• Госорганы и бизнес.
• Госорганы с госорганами – вертикальное (с вышестоящими и нижестоящими органами) и горизонтальное (между соседними регионами).

Взаимодействие между субъектами (процессы) посредством электронных документов составляет суть электронного документооборота, при этом в отношениях между субъектами, как правило, существуют проблемы следующего характера:

• Организационные – например, какой-то процесс взаимоотношений не прописан или прописан нечетко, и каждый субъект его трактует в свою пользу.
• Бюрократические - каждое ведомство рассматривает себя как центр инициации и контроля процессов, в то время как интересы других субъектов для него являются
• Финансовые – каждое ведомство тянет бюджет на себя, каждый субъект отношений рассматривает штрафы, санкции и т.д. в свою пользу.
• Временные – затягивается процесс решения вопросов, срываются сроки принятия решений, становится невозможно это проконтролировать, сложно планировать деятельность всех участников и т.д.
• Информационные – невозможно в каждый момент времени выявить все процессы и активности, связанные с интересующим фактом и просмотреть статус решения по интересующему факту.
• Аналитические - невозможно проанализировать узкие места процессов и принять взвешенное решение по их адресному изменению.
• Юридические - соответствие изменяющейся нормативной базы в части организации документарного взаимодействия и архивного дела.

Система документооборота фактически является инструментом для преодоления данных сложностей и одновременно является инструментом более технологичного хранения информации. Внедрение системы позволяет формализовать взаимодействие между субъектами отношений на основе следующих принципов:

• Преодоление разобщенности участников за счет четко прописанных в электронной системе правил взаимодействия.
• Придание процессам взаимодействия свойства планируемости и прогнозируемости – т.е. становится ясно, когда начнется процесс, сколько времени он потребует и когда ожидать результат. Появляется возможность просматривать состояние всех участников процесса взаимодействия и состояние всего процесса в целом.
• Появляется возможность оценки финансовых затрат на процесс, потерь штрафов и т.д.
• Появляется возможность анализа эффективности организации процесса и выявления узких мест или
• Появляется возможность быстрой перестройки процессов взаимодействия под изменяющиеся условия.
• Появляется возможность выявления всех сторонних активностей связанных с рассматриваемым процессом и их участников.

Кроме того система электронного документооборота обеспечивает:

• Быстрый поиск информации.
• Быстрое получение копий документов.
• Коллективная работа с документацией, в т.ч. и удаленная.
• Сквозной доступ к документам (в пределах своей компетенции и прав доступа ) на всех уровнях управления – региональном, муниципальном, местном и т.д.
• Ведение централизованного электронного архива в соответствии с ГОСТ РФ.

Т.о. система электронного документооборота в региональном органе власти – это среда формализованного взаимодействия участников процессов, позволяющая эффективно инициировать, планировать, контролировать, корректировать организационные процессы (управление документами), а также анализировать и прогнозировать их состояние.